РЪКОВОДСТВО НА ПОТРЕБИТЕЛЯ

1.       Вход в системата

За вход в „СИСТЕМА ЗА ОПОВЕСТЯВАНЕ НА ДЕЛАТА“ – СОД се използва прекия път /иконката/ на екрана на компютъра на секретарката или този в съдебната зала.

При което се появява диалогов прозорец за въвеждане на потребител и парола.

Потребителя се избира от падащото меню:

Въвежда се паролата и се натиска бутона „ВХОД“:

2.       Основен екран – „Начало“

Това е екрана в който потребителя се връща след всяко действие от менютата или при натискане на бутона „Начало“. Тук има три полета:

-          „Изготвени списъци до момента“ или за по-кратко ‚списъци‘. Тук се появяват всички въведени списъци подредени по дата и зала. „Остарели“ списъци от дата преди днешната не се появяват. Има два вида списъци – ‚активни‘, които са маркирани и се визуализират върху дисплеите пред залите и на главното табло. Системата следи и датата на списъка, т.е. списъка, може да е активиран, но той ще се появи на екран в 00.00 ч. на датата за която е предназначен и ще се ‚свали‘ автоматично в 23.59 на същия ден. Това позволява изготвяне на списък предварително няколко дена преди заседанието и активирането му и по този начин при отваряне на съдебната палата за граждани в 9.00 списъка вече ще е на таблото. Деактивирането му става по усмотрение на съдебния секретар или съдия веднага след приключване на последното дело или той автоматично ще се деактивира от системата. Възможно е наличие само на един активен списък за една зала за този ден. В случай на няколко списъка активирането на един деактивира останалите. „неактивните“ списъци са просто изготвени, но няма да се появят на инфо-таблата до като не се активират.

-          Поле за „Въвеждане на нов списък“ в който се въвеждат атрибутите на списъка, като зала и дата са задължителни. Полетата ще бъдат описани по-долу.

-           „меню“ в което има опция за преход в началния екран – „Начало“, разглеждане на профила на потребителя „Моят акаунт“ и редакцията му – „Редакция на акаунт“ и изход от системата „Изход“

3.       Въвеждане на нов списък – атрибути

3.1. Зала – задължително поле избира се от падащо меню. Администратора може да разрешава или забранява включването и във филтъра при извличането на списъка от базата данни на деловодната система /БД/. При разрешена стойност в списъка се извличат от БД само дела за конкретната зала. Ако в деловодната програма не е въведена зала и е разрешена стойността на филтъра делото с невъведена зала няма да бъде намерено при търсене. Стойността по подразбиране е разрешена.

3.2.
Дата – задължително поле избира се от календар с посочване на датата /текущата дата е осветена/

3.3.
Преди/След обяд – незадължително, ползва се при извличане на данни за делата от БД. Въведено е с цел на филтриране на дати с голям брой дела в една и съща съдебна зала. Опцията може да се разрешава или забранява от администратора на системата и по подразбиране е забранена, т.е. дали ще бъде избрана от потребител или не, стойността и не се отчита. Ползва се при големи и натоварени съдилища.

3.4. Състав – незадължително, употребява се на две места: - първо при филтриране и търсене в базата при извличане на данни; - второ за визуализация на състава и името на съдията на информационното табло пред залата и на входното фоайе. Опцията му по подразбиране е изключена при което тя не се отчита във филтъра, и само се ползва, ако бъде въведена за да се появи състава и името на списъка пред залата.

3.5. Вид дело – незадължително, участва във филтъра на делата, ако бъде избрана стойност от падащото меню и при извличане от БД ще се появят в списъка само делата от конкретния вид.

3.6.
Потвърждаване на параметрите на списъка и започване на въвеждането му става с натискана на бутона „Въведи!“.

4.      
Въвеждане на данни в списъка. След натискане на бутона „Въведи!“ се преминава на втория екран в системата в който се появява таблица за попълване. Редовете в таблицата са фиксирани на 16 т.е. повече от 16 бр. дела не могат да се въведат в списък. Броя редове може да бъде променен от администратор на системата. В колоните се въвежда информацията за делото:

-           – премества реда нагоре

-           – премества реда надолу

-          N – пореден номер

-          час – две цифри

-          мин – две цифри

-          вид – букви до 6 символа /пр. ГД, НД, АдмД, КАНД/

-          ном. (номер) – число до 6 цифри

-          год. (година) – число 4 цифри

-          закр.(закрити врати) – отбелязват се заседания при закрити врати

-          изтр. (изтриване) –  бутона изтрива данните за дадения ред, ползва се предимно при извличане на данни от БД, когато са включени малко филтри и са намерени дела които не трябва да бъдат в този списък.

 

 

 

 

 

 

 

Попълването на таблицата става по два начина: ръчен и автоматичен.

Ръчното попълване трябва да е съобразено с горепосочените изисквания за данните за делата.

Автоматичното попълване става с извличане на данни от базата на деловодната програма. За целта се натиска бутона „Зареждане от БД (САС)“ или „Зареждане от БД (ЕПЕП)“ в зависимост от ползваната програма. При което в таблицата се зареждат намерените дела: 

Проверява се списъка за неточности, излишни дела или липси. Корекциите се нанасят директно на реда на съответното дело. При липса на дело, то данните му се въвеждат на нов ред, а при дело което трябва да се изтрие се ползва бутона  в края на реда. Появяващите празни редове ще изчезнат след натискане на бутона „ЗАПИС“. При нужда от пренареждане на делата се ползват бутоните: нагоре  и надолу .

След като списъка е готов и проверен се натиска бутона в долната част на списъка: „ЗАПИС“ в горната или долната част на списъка.

При което системата ни връща в началния екран и виждаме че списъка се е появил в полето със списъци и е със статус ‚неактивен‘.

Добра практика е да се активира списъка предварително, за да се появи той още в началото на деня на таблото пред залата. В случай на два списъка за един и същ ден за една зала на различни секретари, активен остава последно активирания, като активирането на единия деактивира другия.

Активирането става по два начина:

1. От изготвените списъци с бутона „АКТИВИРНЕ“.

2. Избира се списъка /системата позволява да се работи само със списъци на потребителя който се е разписал в системата/ като се кликне върху него – реда с името на секретаря, залата и датата.

Отваря се прозореца в който въвеждахме по-горе списъка, но в горната му част има повече действия в менюто, а именно:

-           „Активиране“ – с натискане списъка променя статуса си на активен.

След което системата ви връща в начален екран и се вижда, че списъка вече е маркиран като активен.

-          „Деактивиране“ – действа аналогично на предходния и се ползва след приключване на всички заседания списъка да бъде ‚свален‘ от екрана.

  

-          „Изтриване“ – изтрива даден списък. Направен е за случай в който списъка от даден секретар е бил изготвен предварително, а впоследствие се установява че има голяма промяна на делата. Тогава първо списъка трябва да бъде изтрит, защото системата не позволява повече от един списък за секретар в дадена зала в деня.

5.       „Режим 'ЗАЛА'“ – режима в който се работи в съдебната зала, за да се посочва на таблото пред залата кое дело се разглежда в дадения момент. След като се натисне бутона, системата преминава в третия основен екран ‚ЗАЛА‘ в които съдебния секретар има възможност само с едно кликване да активира съответното дело, което започва и то да ‚светне‘ на екрана пред съдебната зала и на общото информационно табло.

  

Екрана в режим ‚ЗАЛА‘ изглежда като на картинката по-долу:

Маркирането на реда на дело го ‚активира‘ и на таблото пред залата реда започва да мига. Активирането на следващо дело деактивира предното. Бутона „ИЗЧИСТИ АКТИВНОТО ДЕЛО“ деактивира всички. Делата при „затворени врати“ не могат да се ‚активират‘.

 

Добра практика наложена от споделен опит от съдебни секретари в различни съдилища, с цел да се оптимизира и облекчи работата в съдебна зала във времето на заседание по дело:

Преди започване на всички дела се влиза в „СИСТЕМА ЗА ОПОВЕСТЯВАНЕ НА ДЕЛАТА“ със съответния потребител, избира се списъка на конкретното заседание и се влиза в режим „ЗАЛА“ и следва важното: размера на прозореца на програмата се на намалява до толкова че да се съберат делата в него, както е на картинката:

След това прозореца се смъква в лентата със задачите и ‚чака‘ там заедно с предварително подготвения файл на Word с протокола за заседанието. В началото на делото се кликва на прозорчето на програмата то се отваря над протокола:

Маркира се конкретното дело:

и отново програмата се смъква в лентата за да ‚чака‘ следващото дело.

 

Екипът на фирмата разработчик Ви пожелава успехи и приятна работа със „СИСТЕМА ЗА ОПОВЕСТЯВАНЕ НА ДЕЛАТА“!